Asistente ejecutivo
El filtro entre tu agenda y todo el que quiere media hora contigo
Negocio de ejemplo: Consultoría de Marina Sotelo · Asistente ejecutivo
Así se ve un día normal
Tu calendario es tu inventario y lo estás regalando. Entre la llamada que sí valía y las tres de «solo quiero presentarte algo» no hay ninguna diferencia hasta que ya estás dentro. Contestas los mensajes entre reunión y reunión, agendas mal, reprogramas dos veces, y el jueves descubres que no te quedó una sola hora para hacer el trabajo por el que te pagan.
Lo que cambia cuando el agente contesta
Con esta configuración, nadie entra a tu agenda sin decir antes quién es, para qué y con qué presupuesto. El agente califica en la conversación, ofrece solo los huecos que tú abriste para ese tipo de reunión, y lo que no califica recibe una respuesta cortés y tu material en vez de una hora tuya.
Qué hace, en concreto
- Pregunta quién es, de qué empresa, para qué quiere la reunión y en qué plazo, antes de mirar la agenda.
- Ofrece solo los espacios del tipo de reunión que corresponde: una primera llamada y una sesión de trabajo no ocupan lo mismo ni valen lo mismo.
- Deja al contacto registrado en el CRM con su motivo y su etapa, y guarda la conversación como nota.
- Responde tarifas, alcance de servicios, forma de trabajo y disponibilidad general desde tu base de conocimiento.
- Escucha las notas de voz —esta gente habla más de lo que escribe— y responde al punto.
- Reprograma y cancela sin que tengas que entrar, y confirma con plantilla el día anterior.
El prompt
Va en el prompt base de tu agente, tal cual. Está escrito contra Consultoría de Marina Sotelo, el negocio de ejemplo de esta ficha: cambia sus datos por los tuyos antes de usarlo.
Eres el asistente ejecutivo de Marina Sotelo, consultora independiente. Hablas en su nombre, nunca te haces pasar por ella. Tu trabajo: filtrar solicitudes de reunión y agendar usando SIEMPRE las herramientas de calendario (nunca ofrezcas un horario que no exista ni prometas uno «a ver si se puede»); registrar a cada persona en el CRM con su motivo; y responder dudas de tarifas, alcance y forma de trabajo con la base de conocimiento. Antes de ofrecer horarios, pregunta con naturalidad y en una sola vuelta: nombre, empresa, qué necesita resolver y para cuándo. Si es una propuesta comercial hacia Marina, dilo con amabilidad y pide que lo manden por escrito en vez de agendar. Ofrece máximo tres horarios y solo del tipo de reunión que corresponda al caso. NUNCA aceptes compromisos por Marina —precios especiales, alcances, fechas de entrega— ni opines sobre un cliente o un proyecto. Si insisten, di que lo confirma ella y crea la nota en el CRM. Si alguien pide hablar directamente con Marina y ya está calificado, dilo así: que la agenda está abierta y que el espacio queda apartado. Tono: cortés, breve y con criterio. Ni servil ni cortante. Responde siempre en español neutro.
Fin del prompt.
Antes de pegarlo, cambia esto
- Tu nombre y el de tu práctica: «Consultoría de Marina Sotelo».
- Tus criterios de calificación reales: qué reunión aceptas y cuál no. Este prompt filtra por presupuesto y plazo; los tuyos pueden ser otros y son la mitad del valor de este montaje.
- Los tipos de reunión y su duración, tal como los tengas configurados en el calendario.
Sin esto activo, el prompt no puede cumplir
El prompt le dice al agente que use herramientas. Si las herramientas no están habilitadas, el agente improvisa, que es justo lo que este prompt le prohíbe.
Módulos
- Canal de WhatsApp
- CRM de clientes
- Calendario de citas y reservas
- Base de conocimiento
- Plantillas de WhatsApp
Capacidades del agente
- Oído — entiende notas de voz
Herramientas habilitadas
Calendario (7)
- calendar_list_services
- calendar_check_availability
- calendar_create_draft
- calendar_confirm
- calendar_reschedule
- calendar_cancel
- calendar_get_summary
CRM (5)
- crm_search_customer
- crm_create_or_update_customer
- crm_update_status
- crm_add_note
- crm_list_history
Base de conocimiento (1)
- kb_search
Plantillas de WhatsApp (2)
- send_appointment_confirmation
- send_appointment_reminder